“Mandamientos” de productividad para managers bajo el microscopio: ¿cuáles funcionan?

Algunos hábitos que adoptamos para ser más productivos no solo son ineficaces, sino que pueden estar dañando activamente tu impacto como manager.

Parecen buenas ideas. Dan sensación de control. Incluso están bien vistas en muchos entornos. Pero eso no las hace útiles.

Y cuanto más tiempo y energía pongas en aplicar “trucos de productividad” mal enfocados, menos atención te quedará para las tareas que de verdad mueven el sistema.

Voy a analizar 5 recomendaciones típicas que suelen ofrecerse como fórmulas mágicas de productividad y ver cuáles realmente se pueden aplicar a managers… y cuáles son contraproducentes.

1. “Haz primero lo más difícil del día”

“Si lo primero que haces cada mañana es comerte una rana viva, puedes pasar el resto del día con la satisfacción de saber que eso probablemente fue lo peor que te pasó.”

– Mark Twain

La intención de este consejo es vencer la procrastinación enfrentando la tarea más temida a primera hora. Pero para un manager, lo más difícil no siempre es lo más importante ni lo que más impacto genera.

Una variación más útil: identifica tus tareas más importantes del día (las que generan los mayores resultados) y hazlas primero, sean o no las más difíciles. Así, incluso si el resto del día se descarrila por imprevistos, lo esencial habrá avanzado.

Prioriza el impacto, no la incomodidad.

Las investigaciones sobre fuerza de voluntad¹ indican que disponemos de una reserva mental limitada, más alta al comenzar el día. Por eso, dedicar esa energía a lo más valioso tiene sentido.

En resumen, “haz lo más importante primero” es un consejo más matizado y efectivo que “haz lo más difícil primero”.

Veredicto: 50% mito.

2. “Recompénsate por cada tarea que completes”

“Las recompensas externas pueden darte un impulso a corto plazo —como un chute de cafeína que te mantiene funcionando un rato más. Pero el efecto se desvanece y, lo que es peor, puede reducir tu motivación a largo plazo para continuar con la tarea.”

— Daniel Pink

Ofrecerte pequeñas recompensas inmediatas (algo dulce, un descanso, cinco minutos de ocio…) puede funcionar como motivación extrínseca a corto plazo, pero tiene efectos secundarios a largo plazo.

Estudios clásicos como los de Deci² demostraron que “pagar” a personas por actividades que antes hacían por gusto reduce su interés posterior en esa actividad.

Es el llamado efecto de sobrejustificación: cuando obtenemos recompensas externas constantes por una actividad, tendemos a perder la motivación intrínseca. En palabras simples: empezamos a hacer la tarea solo por la recompensa. Y si esta desaparece, el interés cae por debajo del nivel inicial.

En el mundo del management, muchas recompensas son diferidas (los resultados se ven a medio/largo plazo). Condicionarte a premios inmediatos puede fomentar una mentalidad de “trabajo por la galletita”, en lugar de cultivar resiliencia y propósito interno.

Es más efectivo buscar satisfacción en el propio progreso y en el significado del trabajo. Por ejemplo, anotar los logros semanales y reflexionar sobre cómo contribuyen al objetivo mayor. La teoría de la autodeterminación (Deci y Ryan) muestra que sentir autonomía, competencia y relevancia motiva más que cualquier recompensa arbitraria.

Mejor celebrar tus avances de forma significativa —compartiendo un logro, haciendo una pausa real— que convertir cada correo enviado en excusa para un premio.

Veredicto: 100% mito.

3. “Haz una lista de tareas, ve tachándolas y listo”

“Todo el mundo tiene una lista de cosas por hacer. Los profesionales tienen, además, una lista de cosas que han decidido no hacer.”

— Tom Peters

Hay una parte cierta en este consejo: sacar las tareas de tu cabeza y anotarlas ayuda a liberar carga mental. Ya hablamos de esto en este artículo.

Pero reducir tu trabajo a “seguir una lista” es demasiado simplista.

Primero, porque tu trabajo como manager no es lineal ni secuencial. No es una checklist de arranque de avión. Tendrás que gestionar lo que entra y lo que no. Si aceptas todo lo que llega, tu lista será más larga de lo que jamás podrás completar.

A veces tendrás que revisar tu lista para decidir, activamente, qué no vas a hacer, incluso aunque te hayas comprometido.

Además, tu productividad no es solo la tuya. Es la del sistema que gestionas: tu equipo, tus procesos, tu contexto. Tu lista no refleja todo eso, solo es una parte. Puedes estar tachando muchas tareas sin mover el sistema hacia donde importa.

En resumen: hacer listas es útil, pero no suficiente. Si no ordenas por importancia, puedes pasar el día tachando 15 cosas triviales y postergando la tarea clave… sintiéndote productivo solo porque marcaste muchas casillas.

Veredicto: 75% mito.

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4. “Sé el primero en llegar y el último en irte”

“Trabajar muchas horas te hace parecer trabajador. Pero trabajar con inteligencia te hace eficaz.”

— Cal Newport

Este consejo es un vestigio de culturas workaholic que equiparan tiempo con productividad.

Hoy sabemos que, especialmente en tareas cognitivas, más horas no implican mejores resultados³. De hecho, tras cierto umbral, la productividad cae.

Además, genera una presión cultural dañina: la del “quedarse hasta tarde” como símbolo de compromiso. Esto erosiona la moral y dificulta que las personas cuiden su energía.

Enfócate en los resultados, no en el número de horas. Habrá momentos en los que estar presente más tiempo sea necesario, claro. Pero como norma, es más sostenible llegar a tiempo con energía y salir a tiempo con lo importante hecho.

Tu equipo (y tu salud mental) lo agradecerán.

Veredicto: 100% mito.

5. “La disciplina lo es todo para ser productivo”

“No te elevas hasta el nivel de tus metas. Caes hasta el nivel de tus sistemas.”

— James Clear

La disciplina es valiosa, pero no puedes confiar únicamente en la fuerza de voluntad para ser constante.

La evidencia sugiere que la voluntad es un recurso limitado o, al menos, variable. El modelo clásico de ego depletion la compara con un músculo que se agota con el uso. Modelos más recientes apuntan a una cuestión de motivación fluctuante, pero coinciden en algo: nadie toma buenas decisiones estando exhausto.

Pretender funcionar solo a base de disciplina lleva al desgaste.

La clave está en el entorno y los hábitos. Como dicen varios investigadores: “el entorno gana a la voluntad”. Si quieres concentrarte, no luches por no mirar el móvil: apártalo. Así no necesitas resistirte; simplemente, no hay tentación.

James Clear (Atomic Habits) insiste en esto: haz fáciles los buenos hábitos y difíciles los malos. Usa la disciplina para construir sistemas, rutinas y entornos que te faciliten actuar bien incluso cuando no tienes ganas.

Los managers más productivos no tienen más voluntad: la usan mejor y la necesitan menos.

Veredicto: 75% mito.

1. Baumeister, R. F., et al. (1998). Ego depletion: Is the active self a limited resource? Journal of Personality and Social Psychology, 74(5), 1252–1265.

2. Deci, E. L., & Ryan, R. M. (1985). Intrinsic Motivation and Self-Determination in Human Behavior.

3. Pencavel, J. (2014). The Productivity of Working Hours. Stanford University, Department of Economics.