¿Tu día son 8 horas de reuniones y +99 notificaciones?
Experimentos para recuperar tu día.
Llevo semanas preguntando a managers cómo es realmente su día a día. No la versión oficial que sale en las descripciones de puesto, sino la verdad: ¿en qué se te va el tiempo? ¿Cuándo piensas? ¿Cómo te sientes?
Si eres manager, este artículo te servirá para comprobar si tu día a día es “normal” comparado con otros. Y más importante aún: voy a hacerte algunas sugerencias de experimentos para que consigas ganarle algo de terreno a la guerra diaria que supone este rol.
El día típico de un manager (versión sin filtros)
El patrón es sorprendentemente consistente, independientemente de que sean managers de un equipo o managers de otros managers.
7:30 - 9:00: La ilusión de control
El día empieza revisando: revisar email/slack, revisar canales importantes, revisar el estado de proyectos... En palabras de un manager:
“Necesito ponerme al día antes de que empiece el caos”.
Algunos aprovechan esta hora para intentar avanzar algo importante antes de que llegue el equipo. Los más optimistas se bloquean este tiempo como “foco”. Pero la realidad es que ya están en modo reactivo: respondiendo a lo que pasó ayer, preparándose para apagar los fuegos de hoy.
9:00 - 13:30: El vórtice
Aquí empieza lo que un manager describió como:
“Una constante de interrupciones”.
La mañana es una combinación de:
Daily standups donde intentas asegurar que tu sistema de gestión de proyectos está ordenado y acciones para desbloquear problemas.
Reuniones recurrentes de sincronización: con otros managers, con otros equipos, con stakeholders, con dirección...
1:1 s: mayormente operativos, ¿qué necesitas? ¿Dónde estás bloqueado? ¿Puedes ayudar a X con Y?
Interrupciones constantes: el equipo preguntando, otros departamentos reclamando, tu jefe necesitando algo urgente...
Reuniones improvisadas porque “es imposible encontrar hueco”.
Un manager describió días literales de 8 horas y 30 minutos de reuniones seguidas, sin tiempo entre una y otra, acumulando retraso como los médicos. Otro mencionó ver regularmente “+99” notificaciones.
La bandeja de entrada nunca se vacía. Los mensajes directos no paran. Cada vez hay un mínimo de 20 notificaciones esperando.
13:30 - 15:30: La “pausa”
La hora de comer es caótica porque no todo el mundo come a la misma hora. Puede haber una reunión justo cuando tú comes. Muchos comen en 15-30 minutos o delante del ordenador respondiendo mensajes.
15:30 - 18:00: La tarde (o la extensión de la mañana)
Los managers que trabajan con otras zonas horarias, en la tarde, pueden tener más reuniones.
Otros intentan usar la tarde para pensar, pero... después de 6 horas de reuniones y “asaltos” de la mañana, están agotados.
18:00+: El cierre
Los más disciplinados revisan qué tareas lograron hacer (espóiler: pocas) y dejan preparadas las del día siguiente. Otros simplemente cierran el ordenador con la sensación de haber “sobrevivido” otro día.
Si esto te está siendo útil, no lo guardes solo para ti. Compártelo con esa persona que sabes que anda atrapada en el día a día.
Lo que NO pasa en un día típico
Igual de revelador que lo que pasa es lo que NO pasa:
Tiempo real para pensar: Uno mencionó dedicar un máximo de 10-15% de su tiempo a pensar más allá de lo inmediato. La mayoría dedica mucho menos.
Preparación de reuniones importantes: Llegan a las reuniones con lo puesto, sin tiempo para preparar. Ya hablé sobre la importancia de esto:
Trabajo proactivo: Todo es reactivo. Respondiendo, desbloqueando, apagando fuegos.
Mejora: Rara vez consiguen sacar tiempo real para mejorar la estrategia o la visión a medio/largo plazo.
Cómo ganarle algo de terreno a la guerra diaria
Voy a proponerte 5 experimentos que puedes probar para ver si, en tu contexto, marcan la diferencia.
Experimento 1: Convierte el tiempo estratégico en no-negociable
Deja de “intentar” bloquearte tiempo. Trátalo como una reunión real con alguien importante.
Ponlo en el calendario con un nombre serio: “Strategic Planning”, “Q3 Review”.
Colócalo en las primeras horas del día, cuando aún tienes energía.
Rechaza reuniones que lo invadan, igual que rechazarías cancelar una reunión con tu CEO. Dile a quien te pida ese hueco: “Tengo otra reunión” (porque es verdad: es una reunión contigo mismo).
Experimento 2: Crea “office hours” en lugar de disponibilidad continua
Deja de estar disponible 24/7. Establece franjas horarias específicas para consultas del equipo o para responder mensajes.
Por ejemplo:
11:00-12:00 y 16:00-17:00: Disponible para dudas del equipo y para responder mensajes.
Resto del día: Solo interrupciones críticas de verdad.
Comunícalo claramente:
“Estoy disponible en estos horarios. El resto del tiempo estoy en ocupado con otras cosas. Interrupidme sólo si es una urgencia de verdad”.
Al menos descubrirás cuánto de lo que parece urgente puede esperar 2-3 horas sin ningún problema y qué cosas no.
Experimento 3: Crea un “First Responder”
No tienes que ser tú quien filtre todo lo que llega.
Designa a alguien del equipo como primer filtro para interrupciones e incidencias:
Dale autoridad real para tomar decisiones.
Tú solo intervienes en lo que esa persona no puede manejar.
Revisa su trabajo y dale feedback en privado, pero no le pises las decisiones públicamente.
Crea criterios claros de qué merece tu atención inmediata:
Crítico:
Sistema caído que afecta a clientes.
Cliente importante completamente bloqueado.
Incidencia de seguridad.
Importante (Comunicarlo por slack y esperar 2 h antes de interrupir):
Bloqueos del equipo en trabajo planificado.
Decisiones que afectan a entregas del sprint.
Feedback urgente a stakeholders.
Todo lo demás puede esperar o ser resuelto por otra persona.
Esto requiere soltar el control y aceptar que algunas cosas no se harán exactamente como tú las harías. Tendrás que ver si estarán “suficientemente bien”.
Experimento 4: Audita brutalmente tus reuniones
Revisa tu calendario y hazte estas preguntas para cada reunión recurrente:
¿Realmente necesito estar en esta reunión?
¿Contribuyo al menos 50% del valor?
¿Puede asistir otra persona de mi equipo?
¿Podría ser un email, un hilo de slack o un documento compartido?
¿Esta reunión existe solo porque “siempre la hemos tenido”?
Trata de eliminar sin piedad si no cumple con tus criterios. Intenta resolverla con otras estrategias.
Probablemente, puedes reducir un 20-30% de tus reuniones con una auditoría honesta.
Experimento 5: Crea un espacio “fuera de la rutina”
Organiza una reunión periódica (puede ser mensual) con otros managers donde salgáis de vuestro ambiente habitual. Dedicad todo el día, o al menos toda la mañana, a trabajar en temas estratégicos: el futuro, los temas importantes que nunca tienen hueco en el día a día.
Trátalo como si fueras a un evento externo: simplemente no estás disponible ese tiempo.
Lo importante es que no es una reunión de coordinación operativa. Es un espacio donde el compromiso es trabajar en cosas de medio/largo plazo. Funciona como una “excusa legítima” para desconectar del día a día.
Puede funcionar de muchas formas:
No tienen que ser siempre los mismos managers ni todos de la misma área.
Podéis trabajar juntos en temas comunes o cada uno en lo suyo (simplemente compartiendo el espacio y el compromiso de pensar estratégicamente).
Pueden ser managers de diferentes departamentos o incluso de otras organizaciones.
La clave es generar el espacio y planificarlo con antelación, lo que te permite avisar con tiempo de que “no estarás disponible ese día”.
Probar estas cosas no es difícil técnicamente. Es difícil porque requiere:
Valentía para decir “no” y la posibilidad de “decepcionar” a gente.
Soltar un poco de control y aceptar que las cosas se harán diferente.
Claridad brutal sobre qué es realmente importante vs. qué solo parece urgente (quizá no la tengas ni tú, pero la esperas de otros).
Ir contra la cultura de estar siempre disponible.
Pero el coste de no hacerlo es convertirse en lo que describió un manager:
“Simplemente sobreviviendo al día a día, perdiendo mucho foco en la visión a medio/largo plazo.”
Porque puedes tener un nivel de ocupación muy alto y ser completamente irrelevante estratégicamente.
Nos leemos
—
¿Tu día a día se parece a esto? Me encantaría conocer tu experiencia.
Y si conoces a algún manager que esté ahogándose en el día a día, reenvíale este artículo. A veces simplemente saber que no estás solo ya ayuda.
Las dinámicas organizativas son muy difíciles de romper. Y sobre todo ser el primer "raro" que lo hace. Pero es eso o que te arrastre la corriente.
Me gusta mucho la visión de "experimento": a veces parece que haya que hacer "revoluciones", y es más fácil hacer pequeños cambios sobre los que ir construyendo.
Excellent! Thanks for sharing!